Archiv Kanceláře prezidenta republiky je veřejným archivem. Jeho činnost se řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a příslušnými prováděcími vyhláškami. S problematikou archivnictví úzce souvisejí i další právní normy (např. zákon o ochraně osobních údajů nebo autorský zákon).

V rámci archivní sítě České republiky je Archiv Kanceláře prezidenta republiky zařazen mezi specializované archivy a je akreditovaným archivem podle § 58 výše uvedeného zákona. V souladu s § 51–52 archiv zejména provádí výběr archiválií z dokumentů vzniklých z činnosti Kanceláře prezidenta republiky a jejích příspěvkových organizací, eviduje, trvale uchovává, odborně zpracovává a zpřístupňuje archiválie, které jsou mu svěřeny do péče.

V archivu pracují archiváři s odborným vysokoškolským vzděláním. Depozitáře archivu jsou vybaveny pevnými a pohyblivými regály a je v nich udržována stálá teplota a relativní vlhkost vzduchu. V rámci organizační struktury KPR je Oddělení Archiv Kanceláře prezidenta republiky spolu s Oddělením Archiv Pražského hradu a Oddělením spisových služeb začleněn do Odboru spisové a archivní služby KPR.